Comunicação Eficaz

Comunicação

Quer comunicar melhor? Estas dicas ajudá-lo-ão a evitar mal-entendidos, a compreender o essencial real significado do que está a ser comunicado e melhorar muito as suas relações profissionais e pessoais.

O que é uma comunicação eficaz?

A comunicação eficaz é mais do que a simples troca de informação. Trata-se de compreender os sentimentos e intenções por detrás da informação. Não só tem de ser capaz de transmitir uma mensagem claramente, como também tem de ouvir de tal forma que possa compreender todo o significado do que está a ser dito e a outra pessoa sente-se ouvida e compreendida.

A comunicação eficaz soa como se devesse ser instintiva. Mas demasiadas vezes algo corre mal quando tentamos comunicar com os outros. Dizemos uma coisa, a outra pessoa ouve outra coisa, e surgem mal-entendidos, frustrações e conflitos. Isto pode levar a problemas na nossa vida privada, escolar e profissional.

Para comunicar de forma mais clara e eficaz, muitos de nós precisamos de aprender algumas competências importantes. Quer esteja a tentar melhorar a comunicação com o seu cônjuge, filhos, chefe ou colegas, a aprendizagem destas competências pode aprofundar as suas relações com os outros, construir maior confiança e respeito, e melhorar o trabalho de equipa, a resolução de problemas e a sua saúde social e emocional em geral.

O que o impede de comunicar eficazmente?

Os obstáculos comuns a uma comunicação eficaz são:

Stress e emoções descontroladas. Quando se está stressado ou emocionalmente sobrecarregado, é mais propenso a julgar mal outras pessoas, envia sinais não verbais confusos ou desagradáveis e cai em padrões de comportamento insalubres e reflexivos. Para evitar conflitos e mal-entendidos, pode aprender a acalmar-se rapidamente antes de continuar uma conversa.

Falta de concentração. Não se pode comunicar eficazmente se se tratar de multitarefas. Se estiver a olhar para o seu telefone, a pensar no que dizer a seguir, ou a sonhar acordado, é quase certo que lhe faltam tacos não-verbais na conversa. Para comunicar eficazmente, é necessário evitar distracções e manter-se concentrado.

Linguagem corporal inconsistente. A comunicação não verbal deve reforçar o que se diz, não contradizê-lo. Se disser uma coisa mas a sua linguagem corporal expressar outra, é provável que o seu ouvinte sinta que está a ser desonesto. Por exemplo, não se pode dizer “sim” e abanar a cabeça ao mesmo tempo.

[Read: Nonverbal Communication and Body Language]

Linguagem corporal negativa. Se não concordar com ou gostar do que está a ser dito, pode desviar a mensagem da outra pessoa usando linguagem corporal negativa, tal como cruzar os braços, evitar o contacto visual ou balançar os pés. Não é necessário concordar ou mesmo gostar do que está a ser dito, mas para comunicar eficazmente e não colocar a outra pessoa na defensiva, é importante evitar sinais negativos.

Capacidade de comunicação eficaz 1: Tornar-se um ouvinte empenhado

Quando comunicamos com outros, concentramo-nos frequentemente no que dizer. No entanto, uma comunicação eficaz é menos falar e mais ouvir. Ouvir bem não se trata apenas de compreender as palavras ou informações que são comunicadas, mas também os sentimentos que o orador está a tentar transmitir.

Há uma grande diferença entre a escuta empenhada e a simples escuta. Quando realmente ouvimos – quando nos envolvemos no que está a ser dito – ouvimos as nuances subtis na voz de uma pessoa que nos dizem como essa pessoa está a sentir e que emoções estão a tentar transmitir. Se for um ouvinte empenhado, não só compreenderá melhor a outra pessoa, como também a fará sentir-se ouvida e compreendida, o que pode ajudar a construir uma ligação mais forte e profunda entre si.

Quando comunica desta forma, também experimenta um processo que reduz o stress e promove o bem-estar físico e emocional. Por exemplo, se a pessoa com quem está a falar estiver calma, a audição empenhada também o acalmará. Se a pessoa estiver agitada, pode acalmá-la escutando atentamente e fazendo-a sentir-se compreendida.

Se o seu objectivo é compreender plenamente e estabelecer uma ligação com a outra pessoa, a escuta atenta vem muitas vezes naturalmente. Se não o fizer, tente as seguintes dicas. Quanto mais os praticar, mais satisfatória e gratificante será a sua interacção com os outros.

Dicas para se tornar um ouvinte empenhado

Concentre-se inteiramente no orador. Não pode ouvir com empenho se estiver constantemente a olhar para o seu telefone ou a pensar noutra coisa. É preciso concentrar-se no momento de apanhar as nuances subtis e importantes sugestões não verbais numa conversa. Se tiver dificuldade em concentrar-se em oradores específicos, tente repetir as suas palavras na sua cabeça – isto reforça a sua mensagem e ajuda-o a concentrar-se.

Favorece o seu ouvido direito. Por estranho que pareça, o lado esquerdo do cérebro contém os centros de processamento primário para a compreensão da linguagem e das emoções. Como o lado esquerdo do cérebro está ligado ao lado direito do corpo, favorecer o ouvido direito pode ajudá-lo a reconhecer melhor as nuances emocionais do que alguém está a dizer.

Evite interromper a conversa ou tentar redireccioná-la para a sua preocupação. Ao dizer algo do género: “Se achas que isto é mau, deixa-me contar-te o que me aconteceu”. Ouvir não é o mesmo que esperar pela sua vez de falar. Não se pode concentrar no que alguém está a dizer se já se está a pensar no que se vai dizer a seguir. Muitas vezes o orador pode ler as suas expressões faciais e sabe que a sua mente está noutro lugar.

Mostre o seu interesse no que está a ser dito. Sorria ocasionalmente, sorria para a pessoa e certifique-se de que a sua atitude é aberta e convidativa. Incentivar o orador a continuar a falar com pequenos comentários verbais, tais como “sim” ou “aha”.

Tente não julgar. Para comunicar eficazmente com alguém, não tem de gostar dele ou concordar com as suas ideias, valores ou opiniões. No entanto, é necessário pôr de lado o seu julgamento e reter as acusações e críticas, a fim de compreender plenamente a pessoa. A comunicação mais difícil, quando feita com sucesso, pode muitas vezes levar a uma ligação improvável com alguém.

[Read: Improving Emotional Intelligence (EQ)]

Dar feedback. Se sentir que não existe qualquer ligação, faça eco do que foi dito por paráfrase. “O que ouço é” ou “Parece que estás a dizer isso” são boas maneiras de reflectir o que foi dito. No entanto, não basta repetir palavra por palavra o que o orador disse – isto soa a insincero ou ininteligente. Em vez disso, exprima o que as palavras do orador significam para si. Faça perguntas para esclarecer certos pontos: “O que quer dizer quando diz…” ou “É a isso que se refere?

Habilidade 2: Prestar atenção aos sinais não-verbais

A forma como olha, ouve, move-se e responde a outra pessoa diz mais sobre os seus sentimentos do que apenas as palavras alguma vez poderiam dizer. A comunicação não verbal ou linguagem corporal inclui expressões faciais, movimentos e gestos corporais, contacto visual, postura, o tom de voz e até a tensão muscular e a respiração.

Desenvolver a capacidade de compreender e utilizar a comunicação não verbal pode ajudá-lo a conectar-se com outros, expressar o que realmente quer dizer, navegar em situações difíceis e construir melhores relações em casa e no trabalho.

• Pode promover uma comunicação eficaz usando uma linguagem corporal aberta – não cruzando os braços, estando de pé com uma postura aberta ou sentado na beira do assento e mantendo contacto visual com a pessoa com quem está a falar.
• Também pode usar a sua linguagem corporal para enfatizar ou reforçar a sua mensagem verbal – por exemplo, dar palmadinhas nas costas de um amigo enquanto o felicita pelo seu sucesso, ou apertar os punhos para enfatizar a sua mensagem.

Melhorar a sua forma ler epub comunicação não-verbal

Estar atento às diferenças individuais. Pessoas de diferentes países e culturas tendem a usar diferentes gestos de comunicação não-verbal. Por conseguinte, é importante considerar a idade, cultura, religião, sexo e estado emocional ao interpretar sinais de linguagem corporal. Por exemplo, um adolescente americano, uma viúva enlutada e um homem de negócios asiático são susceptíveis de utilizar sinais não verbais de forma diferente.

Considerar sinais de comunicação não-verbais como um grupo. Não interprete demasiado num único gesto ou num taco não verbal. Considere todos os sinais não verbais que recebe, desde o contacto visual ao tom de voz até à linguagem corporal. Qualquer pessoa pode cometer o erro ocasional e, por exemplo, perder o contacto visual ou cruzar brevemente os braços sem significado. Olhe para os sinais como um todo para melhor “ler” uma pessoa.

Melhore o seu comportamento Entregar comunicação não-verbal

Utilize sinais não verbais que correspondam às suas palavras e não contradizê-los. Se disser uma coisa mas a sua linguagem corporal disser outra, o seu ouvinte ficará confuso ou suspeitará que está a ser desonesto. Por exemplo, se se sentar com os braços cruzados e abanar a cabeça, não corresponde às palavras que usa para dizer à outra pessoa que concorda com o que ela está a dizer.

Adapte os seus sinais não-verbais ao contexto. Por exemplo, o tom da sua voz deve ser diferente quando se dirige a uma criança do que quando se dirige a um grupo de adultos. Ter também em conta o estado emocional e o contexto cultural da pessoa com quem se está a falar.

Evitar a linguagem corporal negativa. Em vez disso, use linguagem corporal para expressar sentimentos positivos, mesmo que não os esteja a sentir neste momento. Se estiver nervoso com uma situação – por exemplo, uma entrevista de emprego, uma apresentação importante ou um primeiro encontro – pode usar uma linguagem corporal positiva para sinalizar confiança mesmo que não esteja a senti-la. Em vez de entrar numa sala com a cabeça para baixo e os olhos desviados e a cair numa cadeira, tente levantar-se direito, com os ombros para trás, sorrindo, fazendo contacto visual e dando um aperto de mão firme. Isto fará com que se sinta mais confiante e colocará a sua contraparte à vontade.

Habilidade 3: Manter o stress sob controlo

Quantas vezes se sentiu stressado durante um desacordo com o seu cônjuge, filhos, chefe, amigos ou colegas e depois disse ou fez algo de que se arrependeu mais tarde? Se conseguir aliviar rapidamente o stress e acalmar, não só evitará tais arrependimentos, mas em muitos casos também ajudará a pôr a outra pessoa à vontade. Só num estado calmo e relaxado é que se consegue reconhecer se a situação requer uma reacção ou se os sinais da outra pessoa indicam que seria melhor permanecer em silêncio.

Em situações como uma entrevista de trabalho, uma apresentação de negócios, uma reunião de alta pressão ou uma introdução à família de um ente querido, é importante estar no controlo das suas emoções, pensar rapidamente e comunicar eficazmente sob pressão.

Alívio rápido do stress para uma comunicação eficaz

Quando uma conversa se aquece, é necessário algo rápido e imediato para reduzir a intensidade emocional. Se aprender a aliviar rapidamente o stress no momento certo, pode fazer um balanço seguro das fortes emoções que está a sentir, regular os seus sentimentos e comportar-se adequadamente.

Reconhecer quando se está em stress. O seu corpo deixa-o saber se está stressado à medida que comunica. Os seus músculos ou o seu estômago estão tensos? As suas mãos estão tensas? A sua respiração é superficial? Já “esqueceu” de respirar?

Tire um momento para se acalmar antes de decidir continuar uma conversa ou adiá-la.

Dêem provas dos seus sentidos. A melhor forma de aliviar o stress de forma rápida e fiável é através dos sentidos – visão, audição, tacto, paladar, olfacto – ou movimento. Por exemplo, pode pôr um doce de hortelã-pimenta na boca, esmagar uma bola de stress no bolso, respirar fundo, ficar tenso e relaxar os músculos, ou simplesmente recordar uma imagem calmante e sensorial. Todos reagem de forma diferente ao input sensorial, por isso é necessário encontrar um mecanismo de reacção que seja calmante para si.

[Read: Quick Stress Relief]

Procure o humor na situação. Usado correctamente, o humor é uma excelente forma de aliviar o stress na comunicação. Se você ou aqueles à sua volta levarem as coisas demasiado a sério, encontre uma forma de aliviar o ambiente com uma piada ou uma história divertida.

Esteja preparado para fazer cedências. Se ambos cederem um pouco, podem por vezes encontrar um meio de comunicação feliz que reduz o stress para todos os envolvidos. Se perceber que uma coisa é muito mais importante para a outra do que para si, poderá achar mais fácil comprometer-se e é um bom investimento no futuro da relação.

Concordar em discordar, se necessário, e tirar tempo da situação para que todos se possam acalmar. Se possível, ir dar um passeio lá fora ou meditar durante alguns minutos. O exercício físico ou a ida a um lugar tranquilo onde se possa recuperar o equilíbrio pode rapidamente aliviar o stress.

Habilidade 4: Afirme-se

A expressão directa e assertiva permite uma comunicação clara e pode reforçar a sua auto-estima e capacidade de decisão. Ser assertivo significa expressar os seus pensamentos, sentimentos e necessidades de forma aberta e honesta ao mesmo tempo que se defende e respeita os outros. NÃO significa ser hostil, agressivo ou exigente. A comunicação eficaz é sempre sobre a compreensão da outra pessoa, não sobre ganhar um argumento ou impor a sua opinião aos outros.

Desenvolver técnicas de comunicação assertivas

Afirmação empática Transmite empatia para com a outra pessoa. Primeiro reconheça a situação ou sentimentos da outra pessoa e depois expresse as suas necessidades ou opinião. “Sei que estás ocupado no trabalho, mas quero que arranjes tempo também para nós.

Afirmação de escalada pode ser utilizado se as suas primeiras tentativas não forem bem sucedidas. Torna-se mais determinado à medida que o tempo passa e pode também anunciar as consequências se as suas exigências não forem satisfeitas. Por exemplo: “Se não cumprirem o contrato, serei forçado a tomar medidas legais”.

Praticar a assertividade em situações de menor risco, para aumentar a sua confiança. Ou pergunte a amigos ou familiares se pode praticar primeiro técnicas de assertividade sobre eles.

Autores: Lawrence Robinson, Jeanne Segal, Ph.D., e Melinda Smith, M.A.

Última actualização: Outubro 2020